Pejabat esok tidak duduk diam. Berikut ialah perkara yang perlu diketahui oleh majikan tentang pejabat dinamik dan cara membuat persediaan untuknya.
Sebelum pandemik COVID-19 mengubah tempat kerja moden seperti yang kita ketahui, pejabat terbuka adalah perkara biasa di semua industri.
Penyokong pejabat terbuka mendakwa susun atur ini menampung kerja fokus dan kerjasama. Walau bagaimanapun, kajian 2018 yang diterbitkan oleh Royal Society di UK mendapati bahawa daripada mempromosikan kerjasama, pejabat terbuka tidak menggalakkannya. Pekerja menghabiskan 73% kurang masa untuk berinteraksi secara bersemuka, manakala penggunaan e-mel dan pemesejan meningkat sebanyak 67%.
Hari ini, semuanya telah berubah. Oleh kerana wabak ini telah membuktikan kebanyakan pekerja masih boleh melakukan kerja dengan cekap semasa berada di tempat yang jauh, pekerja hari ini mempunyai lebih banyak pendapat mengenai aturan kerja mereka.
Walau bagaimanapun, ramai yang ingin terus bekerja dari jauh sekurang-kurangnya beberapa waktu — dan majikan mendengarnya. Dalam Tinjauan Sentimen Tenaga Kerja CBRE 2020, 66% pekerja melaporkan mahu membahagikan minggu mereka antara rumah dan pejabat manakala 91% pengurus lebih suka atau baik menggunakan model hibrid.
Kebangkitan pejabat dinamik
Oleh kerana kebanyakan masyarakat terperangkap di rumah selama berbulan-bulan, ramai individu yang diberi vaksin tidak sabar-sabar untuk kembali ke pejabat dan berada di sekeliling rakan sekerja mereka semula. Walau bagaimanapun, kebaharuan ini mungkin akan hilang apabila masa berlalu, dan pejabat perlu menawarkan pekerja sesuatu yang mereka tidak boleh dapatkan dari rumah atau kedai kopi tempatan mereka.
Kerjasama ialah sebab yang paling jelas untuk datang ke tempat kerja, tetapi anda juga akan melihat pekerja dengan keluarga atau rakan sebilik yang memerlukan tempat untuk menumpukan perhatian daripada gangguan di rumah. Sementara itu, pekerja yang lebih muda mungkin ingin datang ke pejabat untuk mendapatkan bimbingan dan peluang pembangunan profesional yang timbul daripada perkongsian ruang. Dan seperti yang telah dibuktikan oleh pejabat terbuka, memenuhi permintaan ini dengan baik akan memerlukan lebih banyak ruang yang disengajakan.
Cara kerja baharu ini memerlukan jenis pejabat baharu. Eivind Karlsen — Naib Presiden Produk di Industrious , penyedia ruang kerja fleksibel yang dinilai tertinggi dalam industri — mencadangkan agar syarikat menerima pejabat dinamik dalam kertas putih terbaharu Industrious, " 4 Visions of the Future of the Workplace ." Berbeza dengan pejabat terbuka, dengan pendekatan satu saiz untuk semua, pejabat dinamik adalah khusus dan pelbagai fungsi, dengan ruang khusus yang boleh diubah mengikut keperluan khusus pekerja apabila ia berubah.”
Karlsen mengesyorkan "memberi ruang dan alatan kepada pekerja yang disesuaikan dengan keperluan mereka dan menyediakan pengalaman yang mereka tidak dapat [akses] dari rumah — seperti peluang untuk bersosial, menjalin hubungan dengan rakan sekerja mereka, bekerjasama, dibimbing dan pembangunan profesional."
Adalah penting untuk menjangkakan bila pekerja anda akan masuk pada mana-mana hari tertentu, supaya anda boleh membuat pengiraan ruang yang betul. Selain itu, apabila kadar penghunian meningkat sepanjang musim panas dan musim luruh, lebih banyak tekanan akan dikenakan ke atas pejabat untuk menampung pertemuan secara peribadi untuk seluruh pasukan, kerana ini adalah jenis pengalaman yang telah dilepaskan oleh rakan sekerja sepanjang tahun lalu. Ini memerlukan bilik persidangan yang besar, ruang istirahat dan juga auditorium kerana syarikat berkumpul secara peribadi buat kali pertama sejak awal 2020.
Trend untuk diperhatikan di pejabat dinamik esok
1. Perjumpaan dengan kehadiran campuran dan pasukan yang bersurai
Dengan kemunculan pejabat hibrid, kita akan melihat lebih banyak mesyuarat kehadiran bercampur, di mana beberapa rakan sekerja menghadiri secara peribadi dan yang lain dari jauh. Ini memerlukan lebih banyak bilik mesyuarat yang lebih kecil dengan peralatan A/V. Ruang kolaboratif dan sosial tidak formal yang memupuk pemikiran kreatif dan ikatan pasukan juga akan menjadi semakin kritikal apabila orang ramai menjadi lebih selesa berkongsi ruang.
Pada masa yang sama, mempunyai lebih banyak ruang kerjasama yang berbeza akan mengurangkan tekanan pada kawasan meja pelan terbuka untuk melakukan tugas dua kali, menjadikannya lebih mudah bagi pekerja untuk melakukan kerja-kerja mengetepikan antara mesyuarat. Bilik tumpuan dan pondok telefon juga mungkin menghadapi lebih banyak permintaan daripada pekerja yang datang secara khusus untuk menumpukan perhatian.
Kerja jauh bermakna majikan perlu sentiasa menilai semula keperluan tempat kerja mereka. Jika bakat yang diingini oleh majikan tiada di ibu pejabatnya, mereka mungkin memutuskan untuk membuka pejabat terpencil, yang melaluinya anda masih boleh memupuk budaya syarikat yang kukuh.
"Anda mungkin mempunyai pekerja yang tersebar di seluruh negara," kata Karlsen. “Pasukan di luar tapak dan sesi perancangan dua kali setahun boleh membantu mewujudkan peluang untuk mereka berhubung dengan rakan sekerja mereka secara peribadi. Anda [juga] boleh mengembangkan budaya anda dalam talian dengan alatan seperti Slack, yang bagus untuk mencipta semula beberapa detik yang menyejukkan air tersebut atau membantu pekerja yang mempunyai minat yang sama membentuk kelab atau saluran.”
Semua syarat ini memerlukan penyelesaian yang lincah namun disengajakan, daripada teknologi yang dibenamkan dalam ruang kepada perabot yang mengisinya.
56% daripada pengambilan pengurus mengatakan bahawa peralihan kepada kerja jauh berjalan lebih baik daripada yang dijangkakan.
62% mengatakan tenaga kerja mereka akan menjadi lebih terpencil pada masa hadapan.
Sumber: Ozimek, Adam. (2020) "Masa Depan Kerja Jauh." Upwork [1]
2. Ruang yang disengajakan dan boleh disesuaikan
Satu laluan yang boleh diambil oleh syarikat untuk mencipta lebih banyak ruang yang disengajakan ialah menggunakan unit modular.
"Pemimpin boleh memikirkan semula susun atur pejabat mereka dengan unit modular atau perabot yang sangat boleh disesuaikan yang boleh digunakan untuk mencipta kawasan khusus untuk pelbagai jenis kerja," kata Karlsen.
Pod mesyuarat serba lengkap ROOM , pondok telefon dan bilik fokus boleh dengan mudah disusun semula, ditambah atau ditolak daripada ruang untuk menampung keperluan yang berbeza. Sebagai contoh, pada musim panas, apabila ibu bapa mempunyai lebih banyak tanggungjawab menjaga anak, majikan boleh menambah bilangan unit bilik fokus supaya pekerja tersebut mempunyai ruang untuk menumpukan perhatian pada hari mereka masuk ke pejabat. Kemudian pada musim luruh, apabila kanak-kanak kembali ke sekolah dan rumah ibu bapa menjadi lebih kondusif untuk bekerja di kepala, majikan boleh menukar beberapa bilik tumpuan tersebut untuk pod mesyuarat.
Pejabat aktif M Moser Associates di daerah kewangan New York mengambil pendekatan lain, menggunakan pembahagi bilik yang diletakkan pada kastor supaya ia boleh digerakkan dengan cepat untuk memberikan privasi atau memisahkan ruang. Selain itu, perabot direka bentuk untuk dikonfigurasikan semula dengan mudah untuk menampung pelbagai jenis kerjasama. Sebagai contoh, pada satu sisi pembahagi bilik anda mungkin mengumpulkan meja dan kerusi untuk sesi pasukan kecil, manakala di sisi lain anda mungkin menghamparkan meja untuk kerja individu. Jika syarikat perlu berkumpul untuk pembentangan, pembahagi bilik boleh dimasukkan ke dalam ceruk dan tempat duduk dipindahkan ke separuh bulatan sepusat di sekeliling penyampai.
Begitu juga, Orangebox menghasilkan perabot pejabat yang sangat tangkas — termasuk pod boleh dikonfigurasikan semula, tempat duduk mudah alih dan, tidak lama lagi, sistem meja saling bercantum seperti sarang lebah yang dipanggil Coppice . Setiap satu dilengkapi dengan lima skrin upholsteri yang boleh dilaraskan untuk privasi akustik dan visual. Bagi syarikat yang mahukan penyelesaian yang lebih tersuai, terdapat Canoa , platform untuk mencipta ruang boleh dikonfigurasikan semula yang berkos rendah dan rendah karbon.
“Ia juga mungkin untuk menyesuaikan susun atur anda dengan perabot sedia ada anda,” kata Karlsen kepada CO—. “Sebagai contoh, meja berkumpulan bersama-sama untuk membuat susun atur bilik persidangan di satu bahagian pejabat dan menyediakan kawasan untuk hotel di bahagian lain. Gunakan tumbuhan, rak buku dan item lain untuk membahagikan ruang — kemudian jelaskan kepada pekerja anda jenis kerja setiap zon.”
3. Ruang kerja aktif dan pengurusan hartanah
Beralih kepada pejabat dinamik bukan sahaja akan memberi kesan kepada penampilan dan kefungsian tempat kerja, tetapi juga cara ruang itu diuruskan. Majikan perlu menilai secara aktif cara pejabat digunakan supaya mereka tahu bila dan cara menyesuaikannya.
"Adalah penting untuk meninjau pekerja anda setiap bulan, kerana keperluan mereka mungkin berubah dari semasa ke semasa," kata Karlsen. “Pengurus juga harus kerap bertanya laporan mereka apa yang berkesan dan tidak berkesan untuk mereka. Lawatan mendengar ialah satu lagi cara terbaik untuk memahami perasaan pekerja dan perkara yang mereka perlukan dari ruang mereka.”
Selain itu, majikan boleh memasang penderia untuk mengukur ketumpatan pejabat dan penggunaan pelbagai jenis ruang. Dengan cara itu, jika syarikat yang mempunyai sistem modular melihat penggunaan bilik mesyuarat semakin berkurangan sementara gerai telefon mendapat permintaan tinggi, ia boleh melaraskan gabungan ruangnya dengan sewajarnya.
Pejabat dinamik juga akan membawa kepada transformasi dalam cara syarikat mendekati transaksi hartanah. Sebelum ini, syarikat akan bekerjasama dengan tuan tanah atau penyedia tempat kerja untuk menentukan keperluan ruang pejabatnya, dan sebahagian besarnya hanya menilai keperluan tersebut pada penghujung tempoh kontrak yang panjang. Tetapi apabila syarikat berpindah ke pejabat dinamik yang memerlukan penilaian semula dan pelarasan berterusan, mereka akan menjalin hubungan berterusan dengan tuan tanah atau penyedia tempat kerja mereka. Akibatnya, tempoh kontrak berkemungkinan akan dipendekkan untuk membolehkan lebih fleksibiliti, atau majikan boleh memilih untuk menyumber luar pemantauan dan konfigurasi semula ruang kepada penyedia tempat kerja.
Beralih daripada pendekatan satu saiz untuk semua pejabat terbuka kepada kekhususan dan kebolehgerakan pejabat dinamik akan memerlukan pengurusan tempat kerja yang lebih aktif. Itulah pertukaran yang sangat berbaloi untuk tempat kerja yang bukan sahaja berfungsi dengan lebih baik, tetapi juga pekerja yang secara aktif mahu berada di dalamnya.
[1] Sumber: Ozimek, Adam. (2020) "Masa Depan Kerja Jauh." Upwork .
Baca artikel asal di sini .
